さて、部下や後輩ができました。
そうすると、仕事を教えなければなりませんよね。
今回は、スムーズな仕事の教え方を紹介していきます。
仕事を教えるにあたり大切なこと
仕事を教えるにあたり、下記の4点を心得ましょう。
仕事を教える相手が新卒者か中途入社の人かによって教え方を変える
社会経験のない新卒者と社会経験のある中途入社の人では、事情が変わってきます。
中途入社の人には仕事のやり方を教えるだけで大丈夫かと思いますが、新卒者には、社会人としての振る舞い方も併せて仕事を教えた方がいいでしょう。
自分が初めてその仕事をしたときのことを思い出す
教える人も、初めてその仕事をしたときは、色々わからなくて躓いた部分があるはずです。
仕事を教える前に、自分がその仕事を初めてしたときに、何がわからなかったかを思い出して書きだしたりして、その仕事の注意点、難しい点を特に強調して教えましょう。
業界用語が出てくるときは業界用語の意味も教える
世の中には様々な業界があります。
その業界について素人の人が聞いたらさっぱりわからないような用語もあるでしょう。
もし、業界特有の用語が出てくる場合は、その意味も教えてあげましょう。
時間があれば仕事内容のマニュアルを作る
これはかなり効率的でおすすめです。
マニュアルを作ると、スムーズに仕事を教えることができるうえに、今後退職者が出たり、人事異動があったときに、マニュアルを残しておくと、重宝しますよ。
また、文章の説明だけでは分かりにくい部分もあると思います。その場合は、パソコンの画面をスクリーンショットして、マニュアルに入れましょう。
仕事の教え方を実践
仕事の教え方は2通りあります。
実際に教える人がやってみせる
「これをこうして・・・」と、実際に仕事をやっている様子を見せる方法です。
マニュアルを渡してわからないことがあれば質問してもらう形をとる
仕事を教える相手に「このマニュアルを読んでやってみて、わからなかったら聞いてください」というようにする方法です。
新卒者には実際にやっているところを見せたほうが良さそうですね。
マニュアルを渡して・・・という方法は、既に何年か勤めている人が新しい仕事をすることになったときや、中途入社の方に行った方が良さそうです。
ただ、パソコンの画面を見せながら説明しないとわからない仕事もあるでしょう。そちらはマニュアル片手に口頭で説明するした方が良さそうですね。
仕事を教えていて困ったら？
仕事を教えていて困ったことがあった、ということも少なからず出てくるでしょう。
その場合をケースごとに紹介していきます。
今までにないパターンのものが出てきた
仕事をしているうちに、過去に例がないものが出てくる可能性があります。
この場合は自身で判断せず、上司に相談しましょう。
仕事を教える相手の態度が悪い
不運にも、仕事を教える相手が態度が悪い人だった・・・ということに遭遇するかもしれません。
何回も同じミスをする、話を聞かない、等。
こういう場合はきつめに注意していいでしょう。
注意の仕方はこちら→「指導」と「パワハラ」の違いとパワハラに当たる可能性のある行為
あまりにひどすぎる場合は上司に相談してください。
筆者の体験
では、新卒で総務経理の仕事を約4年間行った私の体験を語ります。
仕事を教わる方、仕事を教える(引き継ぐ)方の両方を経験しているため、それぞれ紹介します。
仕事を教わった時
女性の先輩に習った時
私はこちらの記事を執筆した者です。→クラウドワーカー女の会社員時代のパワハラ体験談
このパワハラをしてきた先輩が最初に経理のちょっとした入力や雑用、お茶の入れ方等を教えてくれました。
(リンクの記事を読んでいただけるとわかりますが、その先輩がパワハラをしてきたのは私が4年目に入ってからです。)
困ったことに、その先輩は中途の人に教えるように仕事を教えてきました。
なので、私が社会人としての心得を全部わかっている前提で話をしてきました。
ちなみに、社会人の心得についての記事はこちら→新卒で入社したみなさんへ伝えたい「社会人としての振る舞い方」
私がわからないことを聞くと、こんなこともわからないの？みたいに不機嫌そうに教えます。
仕事の時以外はフレンドリーな人だったので、帰るときは駅まで一緒に帰ったりしていましたがね。
男性の先輩に習った時
私が2年目に入社した男性の先輩は、しばらく事業所のデータを入力したり、表にしたりする作業を行っていました。
後にその男性の先輩の仕事を手伝うことになりました。
その男性の先輩は、わかりやすいマニュアルを作って渡し、「この通りにやってみて、わからなかったら聞いてね」というやり方でした。
男性の先輩はパソコンに長けていたため、マニュアルもWordでパソコンの画面をスクリーンショットしたものを挿入したり、吹き出しを入れたり、とすごくわかりやすく作ってくれました。
わからないところを聞いた時は、優しく教えてくれました。
仕事の引き継ぎをした時
この男性の先輩は私が4年目の9月に退職してしまい、その先輩が行っていた仕事を私が行うことになりました。
そして、私は4年目の2月に休職することになり、私が3年目に入社した2児の母である係長の女性の上司にその仕事を引き継ぐことになりました。
私が会社員時代に勤めていた会社は特殊な業界のため、詳しい内容は書けないのですが、専用のソフトを使ったデータの入力や表、グラフを作る仕事を係長に1から教えることになりました。
そして、その仕事も業界用語やコードがバリバリ出てくるため、用語やコードの説明から始まりました。
隣に私の部署のトップの上司もおり、私が言葉足らずだと、「えっと、捕捉しますとですね、～で・・・。」と助け船を出していただきました・・・。
私はこの引き継ぎ作業を行った時、人に仕事を教えるということは大変なことなのだなということがわかりました。
筆者が感じたこと
私は、約4年間の会社員生活を送ってきました。
その中で、「仕事ができる」と「部下や後輩の教育や育成に向いている」は別物なのだなとわかりました。
パワハラをしてきた先輩は、仕事はできます。
しかし、教育や育成には向いていないタイプだったのでしょう。
この先輩は、他の新卒の人に仕事を教えるときも、すぐ近くにお客様がいるにもかかわらず、ガミガミと強い口調で注意していました。
お客様の対応をしていた上司は、完全に筒抜けだったと言っていました。
パワハラ先輩は、新卒者を潰すクラッシャー型タイプでした。
新卒の人が入る→中途の人に仕事を教えるようにして教える→新卒の人はわからない→こんなこともわからないの？→新卒の人を潰す
このように、私も被害に遭いました。
その会社を退職してWEBライターをやっている私は、今その会社がどうなったかについては、もちろんわかりません。しかし、私が入社したときから正社員の退職が相次ぎました。(その後契約社員を正社員として昇格したり、新たに現場に募集をかけたところ、運よく2人採用できました。)
私がまだその会社に在籍した頃に聞いた噂によると、他の事業所でもトップに立つ人間に不満を抱えている人がいたり(ただ頭ごなしに怒るだけ等・・・)、休み時間に他の資格の勉強をしている人がいたりしているようで、これからも正社員の退職が相次ぐかもしれません。
このままだときっとこの会社の経営は傾いていくことでしょう。
もう私には関係ありませんけどね。
まとめ
今回は、仕事の教え方について紹介しました。
仕事を教えるときは、年齢やキャリアにかかわらず、小学生に教えるように、1から丁寧に教えることが大切です。
仕事を教えるということはとても大変なことですが、きちんと丁寧に教えると、教わる側もすぐ理解することができます。
どうか、こちらの記事がお役に立てば幸いです。
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