「●●さん、これお願いできる？」
「○○さん、これよろしく。」
上司等に仕事を頼まれ、自分の仕事が終わらない・・・皆さんもこういった経験ありませんか？私も会社員時代は事務職だったため、役員に雑用を頼まれ、色々と仕事がなだれ込んでくる毎日でした。
詳しくはこちら→人気の職種「一般事務」の実態～またの名を「●●●●」
しかし、だからといって「この用事を頼まれなければ終わったのに」と人のせいにしてはいけません。
今回は効率良く仕事を終わらせる工夫、方法を私の実体験も交えて紹介していきます。
私の会社員時代の話も語りますね。
効率良く仕事をこなすには
では、効率よく仕事をこなすコツを紹介します。
普段から身の回りの整理整頓を心がける
整理整頓は大切です。もし整理されていなかったら、必要な書類をすぐに取り出すことができません。
書類がある場所を明確にしておくと、スムーズに仕事が進みます。
優先順位をつける
まず、いくつか仕事を頼まれた場合は、いつまでに仕事を終わらせたら良いのかを依頼主に確認しましょう。そして、急ぐべきものから片付けていきましょう。
しかし、別に急がないから、と言われても、だらだらやっていいわけではありません。急がない仕事でもスピード感を持ってやりましょう。
やることリストをつくる
色々と仕事を頼まれると、1つ仕事を忘れがちになってしまいます。デジタル化が進んでいる現代、人間の記憶力は衰えているものです。
そこで、アナログのやることリストを作ることをオススメします。ここで、私が会社員時代に作っていたやることリストを紹介します。
まずは、1冊ノートを用意します。次に、1ページに縦線を2本引きます。イメージとしては、1本は端からほんの数センチ、もう一本は反対側の端からほんの数センチのところに引きます。そして、一番上の行に「日付」「やること内容」「完了日」と書きます。仕事を頼まれたら、「日付」に仕事を頼まれた日付、「やること内容」に頼まれた仕事、「完了日」に仕事が終わった日を記入します。
このノートを作ると、依頼された仕事が終わったかどうかが一目でわかります。なかなかいいですよ～。
上司、先輩の技を盗む
優秀な上司、優秀な先輩がいる場合は、よく仕事の仕方を見て自身もマネしましょう。
近くに優秀な上司や先輩がいるというのは非常に恵まれた環境です。自身の成長のチャンスだと思って、勉強しましょう。また、その上司や先輩に仕事の進め方を相談してみても良いかもしれませんね。
仕事をこなすのに時間がかかってしまったら
仕事をこなすのに時間がかかってしまった、ということもあります。その時はまず時間がかかってしまった原因を考えましょう。そして次回同じ仕事を行う時は、前回の反省を生かして、効率よく仕事が終わるように改善しましょう。
もし、仕事の分量が明らかにおかしいと思ったら
しかし、私はたくさん仕事をしているのに、あの人は少ない、等、明らかに他の人と仕事量が違う場合も少なくありません。
そのような場合は上司に相談し、仕事の分担を見直してもらうようにしましょう。
あまりにも大量の仕事を押し付けられ、仕事の分量を見直してもらえない場合は、過大な要求のパワハラに該当する可能性があります。
筆者の会社員時代
私は新卒である会社に総務事務として(たまに経理業務もやりました)約4年間勤めました。その4年間を赤裸々に語ります。
1年目〜申し訳ないと思う日々〜
入社してすぐは雑用、電話応対、来客応対、余った時間は勉強の日々・・・というのが試用期間の3か月間続きました。
試用期間が終わり、本採用となってからは本格的な業務に入っていきました。本格的な業務といっても先輩の手伝いがほとんどでした。
この頃は他の人は忙しそうにしているのに、私だけ何だか申し訳ないな・・・と思っていました。仕事を探してもなく、先輩に「何か手伝いますか？」と聞いても「特にないから大丈夫だよ」と言われました。
入社して半年、給与計算や労務管理に少しずつ携わるようになりました。しかし、給与計算も月に1回、人が出入りするのも頻繁に起こるわけではないので、それ以外は結局手が空いてしまいます。
1年目はずっと申し訳なさを感じながら仕事していました。
2年目〜いきなり重大業務〜
2年目は、何といきなり採用担当になりました。といっても、私は補助的な役割であり、実際に応募者の面接をしたのは上司です。
あと、私の5歳年上の男性の方が中途で入社して、その方もメインで採用担当を行うことになりました。
私は求人票を作ったり、会社説明会で先輩社員として参加したり、求人の応募の対応をしました。
新卒2年目からいきなり採用担当は荷が重すぎました。（中小企業はこうなりがちなんですよね。）
労務管理、給与計算は変わらず行いました。さらに、社会保険や雇用保険の手続きも2年目から行うようになりました。
この頃から本格的に忙しくなり、ミスした、忘れた、失敗した・・・ということが出てきました。
そこで、前述したやることリストノートを作ったのです。
3年目〜辛いながらもやりがいを感じる〜
この年はさらにこれまでの仕事に加えて経理業務も行うようになりました。
さらに、中途で2児の母である女性が入社してきました。この方は社会保険、雇用保険業務経験が豊富でとても頼もしい方でした。その女性は優秀なため、入社半年で係長になりました。
年数が経つにつれて仕事が増えていき、辛いと思うこともありましたが、それでも上司や先輩の支えと、私の家庭があまり恵まれていないから頑張らなくては、という思いから頑張れました。係長は私に効率よく仕事をこなす工夫をよく教えてくれました。
自分の仕事がある上に役員の雑用を受け、大変でしたが少しずつ成長を感じられたように思います。
4年目〜精神を病みかけて休職し後に退職へ〜
4年目から、事業所のデータをまとめるという仕事も出てきました。当初は男性の先輩がメインで行い、私はその補助として手伝っていました。
そして、この年度に転機がありました。7歳年上の経理担当の女性の先輩が契約社員から正社員になったのです。そこからその女性の先輩は豹変しました。
私は4年目になりたての頃は経理の仕事もしていたのですが、ミスが多く出たり、なかなか仕事が進まないことから、その先輩にパワハラを受けるようになりました。
詳細はこちら→クラウドワーカー女の会社員時代のパワハラ体験談
6月に体調を崩し、有給休暇を全部使って休み、回復につとめました。それ以降は上司の配慮で経理業務から外れ、総務業務のみ行うようになりました。
しかし、さらに追い討ちをかける出来事がありました。
何と、5歳年上の男性の先輩が9月末で退職することになりました。退職を知らされたのは先輩退職の2週間前でした。
男性の先輩が退職してから、その分の仕事が私に回ってきて、私はまた体調を崩すようになりました。ミスも増え、頻繁に仕事を休むようになり、私は本格的に精神科に通うようになりました。
2月、もう限界を感じた私は休職し、数ヶ月後に退職しました。
まとめ
仕事を効率よくこなすには
- 整理整頓を徹底する
- 優先順位をつける
- やることリストをつくる
- 優秀な人の技を盗む
これらが大切になってきます。今はWEBライターを目指して修行をしている私ですが、これらはフリーランスになった今も活かされています。
仕事がいっぱいで忙しいみなさんも、こちらを参考にしていただけると幸いです。
