就職活動の際、事務職は大人気です。私も会社員時代に、会社で一般事務の募集を出したところ、応募が数十件きました。その中から実際に採用されたのは1人だけでした。事務職は競争率が非常に高い職種です。
ところで・・・一般事務の仕事内容や実態が気になる方、多いのではないのでしょうか。今回は、4年弱一般事務として会社に勤めた経験のある、私の会社員時代の1日や、一般事務として勤めた感想を赤裸々に語ります。
そして、記事を読みながら、タイトルの「●●●●」に何が入るのかを予想してみてください。
筆者の会社員時代の1日
出社したら
「おはようございます。」
私は始業時間の20分前に出社していました。※前は30分、40分前に出社していましたが、上司から「そんなに早く来なくていいよ」と言われたため、20分前に出社することになりました。
挨拶をしたら、まず、タイムカードを押して席につき、パソコンを起動させます。起動したら、メールと今日の予定を確認します。(1日ごとの予定はネット上で管理されています。)もし、来客の予定があったら付箋にメモをして、パソコンに貼ります。
来客が同じ時間に何件かある場合は、上司にどのお客様をどの部屋にお通ししたらよいかを確認します。また、私や上司、先輩、同僚が前日に休暇を取っていた時は、不在時の引き継ぎを行います。
ちなみに私が入社してから3年弱は、役員、上司1人ひとりにコーヒーを入れて出していました。マイカップがあって、この人はミルク入れる、この人はブラック、この人はアメリカン・・・と覚えていました。※現在は完全セルフ化になりました。
始業したら
私の会社は9時に始業でした。始業、終業の時にアラームが鳴り、私が止めます。その後、朝礼を行います。朝礼は1～2分程度で、その日の予定を伝えるだけです。
朝礼が終わったら、各自席に戻り、仕事を始めます。私の仕事内容は、主に入力作業がメインでした。他の事務所から届いているデータ等を打ち込んでいました。また、社会保険、雇用保険の手続きや、入退職の管理、名簿の管理、勤務時間の管理、給与計算を担当していました。
おかけで、ブラインドタッチができるようになりました。
電話・来客対応
電話が鳴ったら、私が出られるときは私が一番に取っていました。また、来客時のお茶出しも私がメインで行っていました。立て続けに来客があった時は、途中で湯呑を洗いに行ったり・・・と結構バタバタしましたね。
昼休み
お昼ご飯を食べたら、届いた郵便物を取りに行き、開封して上司に渡します。また、来客用の湯呑等を洗います。
さらに、もし他の事務所に用事がある際は、この昼休み中に電話をして用事を済ませます。※現場で作業をする業界だったので、就業時間中は事務所に誰もおらず、昼休みくらいしか電話がつながりません。
また、お客様からお土産を頂き、上司から配ってください指示があったら配布していました。
役員の対応
私は本社の勤務でした。私の部署の隣の部屋には役員室があります。役員が困ったことがあったり、依頼したいことがあったら、私たち一般事務の平社員が対応します。
例えば・・・
・新しいティッシュボックスを持ってきてほしい
・加湿器の水がなくなったから入れてほしい
・パソコンのエクセル、ワードの使い方を教えてほしい
・印刷したけど出てこないから対応してほしい
・コピー機のトナーやコピー用紙がなくなったから入れてほしい
・△△会社にメールや郵便を送ってほしい
・パソコンの調子が悪いから見てほしい
さらには、○○株式会社から届いたリンゴをむいてほしいと言われたこともありました・・・。私、アラサーですが未だにリンゴの皮を包丁でむけません。いつもピーラーを使ってむいています・・・。※ちなみに、この時は上司がむいてくれました。
事業所の対応
事業所からの問い合わせや依頼に対応することもしばしばあります。
例えば・・・
・パートの●●さんが、子供を学童に入れる関係で、就労証明書の会社の証明欄に証明をしてほしい
・消耗品を発注してほしい
・●●さんの子供が就職して扶養を抜けるから、手続きをしてほしい
・パートの●●さんが60歳になったんだけど、年金はどうなるのか
・パソコンでメールが送れなくなった
・複合機が壊れた
事業所長は何かあったらすぐに本社！という形で連絡をしてきます・・・。結構大変でした。
終業
終業時刻になると、またアラームが鳴ります。こちらも私が止めます。次の日が土日祝日の場合は、アラームが鳴らないように設定をします。その後「本日もお疲れさまでした」と終礼を行い、簡単な掃除を行います。ゴミ箱が満杯になっていたり、チラシが山積みになっていたら、廃棄をしに行きます。
そして、「お先に失礼します」と定時であがります。※私の会社は定時であがる主義でした。
一般事務として働いた感想
事務員は楽？
他の職種に就いている人からすれば、事務員は楽に見えるかもしれません。事務員は楽なのでしょうか。私なりの答えですが、まあ楽といえば楽だと思います。
体力的にはですよ。精神的にはそれはそれはもうきついですよ。仕事ですから。事務員は、体力的には楽な方ですが、精神的にはものすごく辛い職種です。自分の仕事があるうえに、色々な用事を頼まれたり、色々なことを聞かれたりするのが大変でした。
上半身が・・・
事務員は、体力的には楽な方だとは思いますが、デスクワークがメインなので、とにかく背中から上がバッキバキに凝りました。マッサージを受けるとものすごく痛いです。
さらに先日、美容院でヘッドスパを体験したところ、「いや〜頭凝ってますね〜。」と言われました。頭って凝るんですね・・・。
「やることリスト」は必須！
事務員は、たくさんの用事、雑用を受けるため、何か用事を1つ忘れがちになってしまいます。
私はある時、他の事業所からコピー用紙を発注してほしいと頼まれたのですが、その直後に他の事業所で労災事故が起きて、てんやわんやになり、コピー用紙の発注を忘れてしまったことがあります。そこから反省し、用事を忘れないためにはどうしたら良いかをネットで検索しました。
すると、「やることリストのノートを作ってみましょう」というものがありました。そこで、私は小さめのノートを買って、依頼された日、依頼内容、完了日と3つの項目を作って、やることリストノートを作りました。依頼があったらマメにメモをし、やり忘れていることがないかをすぐに確認できて便利でした。
まとめ〜●●●●に入る言葉は？
私の会社員時代の仕事内容、一般事務を経験した感想を紹介しましたが、タイトルの●●●●に入る言葉、みなさんわかりましたか？正解は・・・「何でも屋」です。
一般事務はとにかく雑用が多く、色々なことを知っていなければなりません。「パソコンのワードやエクセルの使い方を教えてほしい」「リンゴをむいてほしい」一般事務はあらゆることを知っていたり、できないと務まらないということを痛感しました。
さらに私は新卒で、しかも本社の勤務でした。中途ならともかく、新卒にはとても務まる仕事ではないですね。なので、新卒の就職活動の際、事務職の募集は少ないのだなと思いました。※私がその会社の本社の事務員として働くことになったきっかけは、とある大学教授からの紹介でした。
大半の会社は、新卒採用を行う際、「まず、入社したら研修を受けていただき、現場の仕事を知っていただくために、現場に配属になります。」という形です。私は現場も知らずに、新卒で本社で4年弱働いたのです・・・。
一般事務は、物知りで、メンタルが強靭でないと務まらない職種です。就職活動中で一般事務を希望している方は、こちらを心に留めておくべきでしょう。
END
