「仕事をするにあたり、コミュニケーション能力は必要」「コミュニケーション能力が高い」と、よくコミュニケーション能力という言葉を耳にしますが、そもそもコミュニケーションとは何なのでしょうか。
今回はコミュニケーション能力やコミュニケーションとは何か、また、仕事ではどのようにコミュニケーションをとったら良いかを説明します。
コミュニケーションとは？
まず、コミュニケーションとはそもそも何でしょうか。
みなさんは、コミュニケーション、コミュニケーション能力と聞くと、話すこと、話す力を思い浮かべるのではないでしょうか。しかし、コミュニケーションは話すことだけではないのです。コミュニケーションは話すことと同時に聞くことも大切です。
例えば、友人と会いました。友人ばかりベラベラ話していて、自分の話を少しも聞いてくれなかったらイライラしますよね。コミュニケーションは「話す」と「聞く」の両方がないと成り立ちません。「コミュニケーション＝話すこと」「コミュニケーション能力＝話す力」と考えている人は、その考えから脱却しましょう。
仕事でのコミュニケーション
仕事は1人ではできません。
そのため、仕事をするうえでコミュニケーションは必ずついてまわります。
そして、トラブルの原因の大半はコミュニケーションの不足です。
円滑に仕事ができるよう、仕事でのコミュニケーションのポイントを見ていきましょう。
挨拶を自発的にする
挨拶をするのは当たり前のことです。ですが、自分からできていますか？相手が先に挨拶していませんか？相手が挨拶をしてからするのは「挨拶」ではなく、「リアクション」です。自分から元気に挨拶をすることで、「お、元気そうだな。」と相手も話しかけやすくなります。
常に明るい表情でいる
ニヤニヤしましょうと言っているわけではありません。何もないのにニヤニヤしてたら怖いですね。きちんと目を見開いて、口角をやや上げるだけで明るい表情に見えます。そうすると、周囲も話しかけやすくなります。
しかし、やりすぎると変顔をしているように見えてしまうのでご注意ください。（笑）
話を聞くときは相手の目を見たり、メモをとったり、相槌をうつ
話を聞くとき、例えば仕事のやり方の説明を聞くときはメモを取りましょう。また、休み時間に雑談するときは相手の目を見ましょう。そして、相槌をうちましょう。
メモを取っていない、目を合わせない、相槌がないと、「大丈夫かな？話聞いているのかな？」と思われてしまいます。「話を聞いています」という姿勢を見せるように、話を聞くときはこれらに気をつけましょう。
どんなに些細なことでも上司に報告する
電話があった、来客があった等、何かしらの出来事があったら、些細な出来事でも必ず上司に報告しましょう。※セールスは伝えなくていいです。報告する時は、まず結論や要点から話します。その後に理由や詳細を話して、また最後に要点と結論を話しましょう。
私が大学時代に習ったことなのですが、これをPREP法と言います。Point(要点)→Reazon(理由)→Example(例や詳細)→Point(要点)という順序で話をする方法です。このPREP法を用いて報告すると、聞く上司としてもわかりやすいです。
そして、「多分、言わなくてもわかるよね・・・。」という考えは厳禁です。この考えと行動が、後に「聞いていないぞ」とトラブルに繋がります。
依頼された仕事について、進捗状況をまめに報告する
時間がかかる仕事を依頼されたら、まめに進捗状況を報告しましょう。1日のうちに終わらなかった場合は、「今日はここまで終わりました。明日、続きを行います。あと大体●●時間くらいで終わります。」と報告しましょう。
常に6W4Hに気をつけて話をしたり、話を聞く
What・・・何
Why・・・なぜ
When・・・いつ
Where・・・どこ
Who・・・誰
Whose・・・誰のもの
How・・・どうやって
How long・・・どれくらい時間かかるか
How much・・・金額はいくらか
How many・・・個数はいくつか
話を聞いたり、話をするときは、以上の6W4Hに気をつけましょう。どれかが抜けていたり、誤ったりしていると仕事が進まなかったり、トラブルの原因になります。
筆者の会社員時代の失敗談
私も在宅でお仕事をする前は会社に勤めていましたが、コミュニケーション不足による失敗経験がたくさんあります。ここで、私の失敗談をいくつかご紹介します。みなさんは、これを読んで会社員時代の私を反面教師にしてください・・・。
コーヒーお願いします！
「コーヒーお願いしまーす！」
常務から依頼がありました。私は常務のマイカップにコーヒーを入れて持っていきました・・・・・・が、常務は「あ、ごめん、コーヒーくださいって言ったのは社長の分だったの。」とのこと。
常務は「きちんと言わなくてごめんね」と言っていましたが、誰の分かを聞かなかった私も私でした。6W4Hの「Who」が抜けていたのです。
契約書の時間
私は、契約社員やパート従業員、嘱託社員の契約書の作成もしていました。4月に全員一斉に更新するのですが、パート従業員の方は時間が事業所によって異なります。また、同じ事業所でも人によって契約時間が異なることもあります。
ある年に、ある事業所のあるパートさんが、子供を保育園に預けている関係で、その事業所で1人だけ勤務時間が15時までの契約でした。・・・ところが、私は他の人と同じ時間の17時までで契約書を作ってしまいました。
契約書をその事業所に渡してから、事業所長から「●●さんって15時までじゃなかった？」と電話が来て、私は青ざめました。6W4Hの「How long」を誤ってしまいました・・・。
有給休暇、2日だと思っていたら・・・
給与計算をしていた時のことです。ある従業員の方が14日有給休暇が付与になるのですが、その人は14日有給休暇が残っていました。このまま有給休暇を消化しないと、有給休暇の試用期限は2年間のため、2日消滅してしまいます。
(有給休暇の仕組みはこちらの記事をご覧ください。→ 退職しよう・・・あ！有給休暇がたくさん残っている！どうすべき？)
このままだと有給休暇が2日消滅してしまうということを、その従業員が在籍している事務所の所長に伝えました。所長は、タイムカードに有給休暇の記載を忘れていたということでしたので、2日有給休暇を使用した形で処理しました。
・・・・・ところが、給与支給日に所長から電話が。「(私)さんごめん！○○さんの有給休暇2日じゃなくて4日だったんだ！」
・・・私は青ざめました。思えば、私が「何日有給休暇使用したんですか？」と聞かなかったのがいけなかったのです。6W4Hの「How Many」が抜けていたのです。そして、次の月にその差額分をお支払いしました。この出来事はかなりの大失態でした・・・。
まとめ
今回は、仕事でのコミュニケーションについてまとめました。
仕事上でのコミュニケーションで大切なことは、
・元気よく明るく振る舞うこと
・聞くときは相手の目を見たり、メモを取ったり、相槌をうったり・・・と態度に気を付けること
・些細なことでも必ず上司に報告すること
・話すときも聞くときも6W4Hを確認すること
が大切です。
特に、一番最後の6W4Hはとても大切です。いつまで(When)に仕事をするべきなのか、どこの(Where)事業所での出来事か、個数はいくつ(How Many)か、なぜ(Why)このように制度が変わったのか・・・仕事をするときに、この6W4Hを意識してみてください。そうすると話が早く、仕事がスムーズです。
仕事でのコミュニケーションでお悩みの皆さん、どうかこちらを参考にしていただけると幸いです。
END
