一生懸命説明したあとに「結局なにが言いたいの？」と言われてしまいショック、そんなひどいこと言う上司の下ではもう働きたくないと考えてしまう人はいませんか？ただ冷静に考えてみると、「私の話はよく伝わらないかも」と思い当たることがあるのではないでしょうか。
もしそうならばあなた自身の伝え方に問題があるのでは？今回は伝わらない人の特徴を解説、伝わるようになる話し方を解説していきます。
伝わらない人の特徴
まずは伝わらない人の特徴を考えてみましょう。もし当てはまる場合は、改善する必要があります。
時系列通りに話す
時系列通りに話すので、一番伝えいたい内容が最後にきてしまう、その結果何を話したいのか分からなかったということが多いようです。この時、聞き手側の気持ちはどうでしょうか？「だから何が言いたいの？」きっと心の中でこう考えているはずです。
聞いているうちに段々と面倒になってきて、適当になってしまう、ただこれは聞き手側にも問題があるかもしれませんが、伝え方の悪い自分に責任はあります。相手の大事な時間を奪っている、その思いがないとこのような話し方になるのでしょう。
相手にしっかりと伝えたいという思いが強すぎてこのような説明になってしまう、気持ちは分かりますが、自分だけが納得してる状態だということに気が付かなければいけないのです。
もちろん、ことの真相をしっかりと知らなければいけない、そういう状況ならば時系列通りに話すことは重要です。ただ普段から「ことの発端は・・・」と話されていたら相手もイラつくことでしょう。
そもそも自分が理解していない
自分が理解していないのに話をする人もよくいます。仕事で何かしらのミスが起きたとき「なぜこんな事態になった？」という質問に対し、よく知りもしないで話すことはありませんか？これは出しゃばりや目立ちたがり屋によくある傾向です。
ことを大げさに説明しようとすることが、結局何が原因でミスが起きたのか？肝心な点を説明できないのです。「先方は怒っています」に対し「その結果は分かってるからどうしてそうなったのかを聞いている」と言われると曖昧な返事になっていしまう、「もうお前は説明するな」となってしまうのは当たり前の結果です。
勉強と一緒で、自分が理解していないと相手に教えることなど、できるはずがないのです。そもそも自分が理解していなのならば、「知りません」と言うだけで問題なし、それに対し出しゃばったため、やな思いをお互いがすることになるのです。ミスが起きて上司も焦っているときに状況を把握していない人からの説明が伝わらないのは当たり前のことだと言えます。相手の知りたいことを説明せずに、自分の話したいことを話す人、その結果が伝わらないということになるのです。
人間関係の構築が下手
そもそも人間関係が悪くなっているということはありませんか？普段から人間関係が悪いと、相手の話しをちゃんと聞かない傾向がみられます。「そんなのどうしようもないよ」と思われるかもしれませんが、人間関係が悪くなったのは、伝わらないことが原因かもしれません。
伝わらないからこそ人間関係の構築が下手になってしまうのです。一度でも「こいつの話してる内容分からないから疲れる」と相手に思われると、そのさき会話をする機会が減ってきます。知らない間に面倒な人という位置づけになり、会話を遠ざけられてしまう可能性があるのです。
さらに話し始めても、相手がすでに「どうせ伝わらない話し方をするだろう」と決めつけてしまう可能性も考えれらます。話が分からないという状況はお互いにストレスを高めます。ならば会話をしないという結論は仕方ないのかもしれません。
伝わらない人が失うもの
伝わらないことが原因で失うものにはどのような事があるでしょうか？失うものを知ることでどれだけ重要なことかが見えてきます。
時間を失う
伝わらないことによって関係した人たちの時間を奪うことになるかもしれません。通常ならば3分程度で終わる説明も伝わらない人が説明すると5分以上かかる可能性も考えられます。
また十分に伝わらなかったのにプロジェクトが始まった場合はどうでしょうか。携わっている人たちがゴールを知らずに仕事を始めています。このような状況で素晴らしいパフォーマンスができるわけがありません。ミスを起こし最悪の場合はやり直しということも考えられるでしょう。
伝わらない人の説明が原因で多くの人の時間を奪うことになりかねないのです。
品質を失う
先ほどと同様、伝わっていない状況でプロジェクトを始めれば、品質が落ちることは間違いありません。依頼者の求めている品質を収めることができなくなってしまうのです。
料理で考えてみましょう。作り方を実際に見せて教えるのではなく、話しだけで説明しなければいけない状況だとします。この状況で、伝わらない人の説明で作らないといけないとなれば、完成した料理はどうでしょうか。相手にしっかりと伝わらないため、料理は完成したとしても、品質が落ちる可能性が高くなることでしょう。
伝わらない人の説明によって品質を落とすことはよくあることです。それだけ説明する力は必要なスキルだと言えるのでしょう。
結果信用を失う
大切な時間と品質を失うことで、上司やクライアントから信用を失うことは間違いありません。その結果、より重要な仕事を任されることがなくなってくるのです。
これは仕事をするメンバーに恵まれていると気づかないかもしれません。周囲にいる人達の理解力が高く、率先して調べるようなメンバーに恵まれていると、自分の伝わらない説明が浮き彫りにならないのです。
その結果、リーダーとしての素質を認められ異動する場合もあります。ただその異動先では周囲に伝わらず、思った通りの結果が出せなくなり、時間が経つにつれて信用を失ってしまうのです。そしていつしか辞めたいという気持ちになってしまいます。
伝わる話し方
伝わる話し方には色々な手法があります。ただ色々見てしまうと、今度は話すということが分からなくなるという状態になるかもしれません。その点には十分に注意しましょう。
短く伝える意識をする
まずは長い説明にならないよう意識することが大切です。長々話した後、結論を説明した結果、「私なら今の話を1分で説明できる」と言われたことはありませんか？このような言われ方をしてしまう人は、余計な言葉を付け加えている可能性が高くなります。
自分の知っていることをすべて話す必要はありません。知りたいと思われている状況を伝えれば良いだけなのです。
相手の知りたい結果が「桃太郎が鬼を退治した」ということに対し、モモが流れてきてや、きびだんごを持って犬や猿やキジを仲間にしたなどは必要ないのです。きっと話している途中で「結局桃太郎は退治できたの？」と言われ「退治できました」と答えると「それだけを伝えればいいんだ」と言われてしまうのです。
最低限何が相手に伝われば良いのかを自分で意識することが大切です。そのためには相手が何を求めているのかを考える必要もあります。
構成を意識する
どのように話せば相手に伝わるのか、やはり構成がしっかりしていなければ伝わりません。あれもこれも伝えたいという考えを捨て、必要な情報を分かりやすく話すという考えが大事です。
相手を混乱させず説明をする、そのためには先ほどお話した、結論から伝える方法が良く、更にそのあとに内容を説明するのです。「あの仕事どうなった？」に対し「本日中に提出できます」「現在〇〇待ちの状況、13時までの約束をしているので」と話せば伝わると思いませんか。例えばこれを逆にしたらどうでしょう？「現在〇〇待ち」から説明が来たら聞いていてだるくなりませんか？これが構成を意識した結果なのです。
よく「だから結果から先に言えよ」と言われる人は、この点を意識するようにしましょう。
さらに上の構成
順番にできるようになったら最後は、更に上手に伝える方法です。短くするために結論から話し、ちょっとした理由を話せるようになったら、更に具体例を入れて説明するとイメージがわきやすくなります。
つまり「結論」「理由」「具体例」の順番で説明するという訳です。これができるようになれば、伝わらないで悩むことは無くなることでしょう。よりイメージがわいてくるように具体例を説明できるようになれば、仕事がスムーズに進んでいくはずです。
大切なのは相手に伝えたいと思うこと
「伝わらない」と言われるのは本当にショックなことだと思います。それこそ辞めたいと思っても仕方がない状況です。ただそれに対し、周囲が同情してない場合は自分に問題があると受け止めなければいけません。
相手に伝えたいという気持ちが欠如しており、自分勝手に話すという考え方が先行しているのかもしれないのです。
相手のことを考える、これは社会人として大事な考え方です。常にそのことを念頭に置いて行動するようにしましょう。
コメント