「○○さん、辞表が受理されました。」
さて、会社を退職することになりました。ここでやらなければならないことは、引き継ぎです。大変な作業ですが、きちんと行わないと後任者、会社、取引先に迷惑がかかります。
今回は、退職時にすべき引き継ぎと、引き継ぎのポイントを紹介します。
やるべき引き継ぎと引き継ぎのポイント
退職を決めたときから行動する
「退職しよう」と思ったときに、辞表を出す前から引き継ぎの準備や身辺整理を少しずつ始めた方が良いでしょう。デスクの整理をしたり、いらない書類を破棄したり・・・最終出勤日の直前に慌てることのないようにしましょう。
自分の仕事を全部リストアップする
大きな仕事から細かい雑用まで、1度全部自分の仕事を書き出してみましょう。これが意外とたくさんあるんですよね・・・。
私も会社員時代、現状の仕事を把握したいから、と上司の指示で自分の仕事内容を全部リストアップしたのですが、たくさんありました。全部書き出した・・・と思ったら、あ！これ忘れてた！ということあるんですよね。
（私はおかげで休職に入る前にこの作業を行わなくて良かったです。笑）
そして、上司に相談して、誰に引き継ぎをするか指示を仰ぎましょう。
引き継ぎのスケジュールを立てる
自分の仕事が誰の担当になったか決まったら、いつこの引き継ぎをして、いつにこの引き継ぎ・・・と、スケジュールを立てましょう。
後任者が出張、外勤、休みで不在の場合もあります。逆に退職する人が出張、外勤、休みの場合だってあります。後任者と相談しながら、引き継ぎのスケジュールを立てましょう。
マニュアルを作成する
自分が行っている業務のマニュアルを作って渡す方法は、とても効率が良いです。いつ、何が起こるかわからないため、退職するしないに関わらず、万が一に備えて、習った業務はマニュアルを作ることをおすすめします。
その際、こうするとやりやすい、等コツも入れておきましょう。文章だけでの説明が難しいものは、パソコンをスクリーンショットしたものマニュアルに挿入すると分かりやすいでしょう。
そうすると、引き継ぎの際に「このマニュアルを読んでやってみてください。わからないことがあったら聞いてください。」と渡せば、後は質問に答えるだけで済みます。
これは、私が会社員時代に同じ部署だった男性の先輩が行っていた方法です。マニュアルを作る時間はかかりますが、説明する時間はかからなくて済みますよね。さらに後任者が退職、転勤することになったときも、作成したマニュアルは重宝します。
取引先に挨拶する
自分が関わっている取引先への挨拶も忘れてはいけません。退職してから取引先から電話が来て、「●●は生憎退職したのですが・・・」となると、あまりイメージが良くないですよね。
取引先には「この度退職することになりました。」と挨拶し、後任者が決まっている場合は、後任者を紹介しましょう。まだ決まっていない場合は、「後日後任の者から連絡するように致します」と伝えましょう。
取引先の方からいただいた名刺のファイルを渡す
取引先の方からいただいた名刺もファイリングして、後任者に渡しておきましょう。そして、取引先の連絡先も明確にしておきましょう。
間違っても取引先の方からの名刺を退職時に持って帰ってはいけません。取引先の方からの名刺は会社のものですので、勝手に持って帰ると窃盗にあたり、犯罪になります。気をつけましょう。
筆者が勤めていた会社を休職することになった時の引き継ぎ体験談
さて、私は「クラウドワーカー女の会社員時代のパワハラ体験談」を執筆した者です。私も休職に入る前に引き継ぎをしましたが、なかなか大変でした。
私の引き継ぎ体験談を紹介します。
マニュアルは作ってあったものの・・・
「クラウドワーカー女の〜」の記事に書いたように、私が休職する約半年前に男性の先輩が退職してしまったのですが、その先輩は丁寧に仕事のマニュアルを作ってくれました。
ところが、その先輩の退職後に、その仕事のデータを確認している上席者から「こうしてほしい」と度々指示があり、やり方がいくつか変わったところがありました。その度に、マニュアルを赤ペンで直していました。
後任者には、私が休職することになるだいぶ前にその仕事のやり方は教えたのですが、変わったところは伝えていなかったので、パソコンで操作しながら説明しました。専用のソフトを使って行う複雑な仕事のため、教えるのも一苦労でした。
変更になる度に伝えれば良かったと後悔しています。
デスクの整理をしていたら・・・
デスクの中を整理していたら、私が入社したての頃にそのパワハラをしてきた先輩から貰った秘書検定3級の本が出てきました・・・。これ、どうしよう、と思いましたが、その先輩は秘書検定2級を持っており、今度準1級を受けるようなことを言っていました。
（秘書検定2級持っていてさらに準1級を勉強している人が無視や舌打ち！？これじゃ、合格証明書がまるで意味をなしてじゃん！取りっぱなしで活かされていないじゃん！と思いますがね。←詳しくは「クラウドワーカー女の〜」の記事をご覧ください。）
きっと、先輩は私に秘書検定3級の本を渡したことなど覚えていないだろうと思ったため、処分しました。結構古いバージョンでしたし。テキストは先輩の字でたくさん書き込みがありました。もう先輩の字も見たくありません。
引き継ぎ、整理完了
デスクには最小限の事務用品と、私の名刺を置いて、私が仕事で使っていたデスクの引き出しに付箋に「ここには●●が入っています」と書いて貼りました。
私は休職ということでの引き継ぎだったので、引き継ぎと整理整頓はここまででしたが、その後私は退職することになり、もう私の代わりの人が入ったようなので、上司によってデスクは整頓されたでしょう。
まとめ
退職にあたり、引き継ぎは大変ですが、非常に大切な業務です。退職者が退職した後に、後任者や会社、取引先に迷惑をかけないよう、今回は引き継ぎの業務についてまとめました。
色々と書きましたが、ポイントを整理すると、
・普段から整理整頓をしたり、業務のマニュアルを作る
・退職しようと思ったら早めに身辺整理を始める
・退職、後任者が決まったら、後任者と引き継ぎのスケジュールを立て、時間があれば一緒に仕事をしてみる
・取引先にも忘れずに挨拶する
・取引先の連絡先を後任者に伝える（間違っても仕事でいただいた取引先の方からの名刺は自宅に持って帰らないこと！）
ざっとこんなところでしょうか。
ただ、いつどうなってもいいように、退職するしないに関係なく、常に身の回りの整理整頓を心がけたり、会社の人とコミュニケーションをとって仕事を共有した方が良さそうですね。
私は会社員時代、自分のことでいっぱいになってしまい、周囲とコミュニケーションが全然とれていませんでした。今でも反省しています。今、話しかけていいのかな・・・忙しそうだな・・・と人の顔色を伺ってしまっていました。
報告連絡相談、いわゆるホウレンソウができない、典型的な仕事ができない人間の特徴ですね。（注意その1、こういう人がいるからってパワハラをしてはいけませんよ。注意その2、そして至らないところがあったり、ミスをしたりしたら素直に詫びましょう。）
退職することになった方はもちろん、今会社勤めをしている方もこの記事を参考にしていただけたら幸いです。
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