今は本当に便利な時代になりました。
電話と郵便しかないなか、1990年代にはEメールが登場して、LINEもビジネスで活用されています。
また、Skypeなどのツールをつかえば、社外、同じ会社においてもテレビ電話ができ、さらに便利さが加速度的に進んでいます。
しかし、ツールが加速度的に増えていった一方、そのツールを使いこなせないビジネスパーソンが増えている現状もあります。
結果トラブルに繋がったり、コミュニケーションミスにつながったりなどということも起こり得ます。
そこで、本編はコミュニケーションツールの使い分けについてお伝えいたします。
メールは万能ではない
よく、ビジネスシーンでメールばかり多用する方がいますが、これは率直に言えば大失敗です。
なぜかというと、メールがには以下のような特徴があるからです。
- 文字のみのコミュニケーション
- ニュアンスや感情が伝わりにくい
- 文章能力が求められる
- 読む時間を限定できない
つまり、文字として記録には残りますので読み返すことができますので、記録には残りやすいですし、いつでも読めるため、相手の裁量に合わせてメッセージが伝わりやすいというのがメリットとなります。
ただし、ビジネスメールなので、当然フォーマルな文面を作成する能力が求められます。そこに、自らが伝えたいニュアンスを伝えるのはなかなか困難です。
加えて、いつでも読めるので緊急性の高いメッセージをメールで送るのはあまり得策ではありません。
つまり、メールは完璧な連絡ツールではなく、やはり欠陥のある通信手段であることは否めません。
まずは、その事を理解しておくことが必要といえるのです。
さらにいえば、プライベートで利用するLINEなら、絵文字やスタンプで、感情やニュアンスを補足できるのですが、ビジネスメールでは事実上不可能です。
若い方であれば、じゃあビジネスメールで絵文字を使えばいいじゃないかと思う方もいらっしゃるかもしれませんが、そのメールを受け取り手がどういう感情を持つかはコントロールできません。
いつかそんな時代が来るのかもしれませんが、少なくとも今それをやるべきではないことは間違いなく言えることです。
電話だけでも不十分
では、結局電話のほうが優れているの？と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、それはそれで違うとも言えます。
なぜなら、電話には以下のような特徴があるからです。
- 証拠が残らない
- スピード感のあるやり取りができる
- 感情やニュアンスが伝えやすい
まず、メールについては、名前の通り電子郵便、すなわち、オンラインで送付することのできる郵便物、手紙ということになります。
そのため、スピード感は普通の手紙よりは当然早いですが、電話のコミュニケーションスピードには叶いません。
ただし、手紙である以上、送信した内容は受け取り手が消さない限りは半永久的に残りますので、言った、言わないという水掛け論を排除することができます。
逆に言えば会話でコミュニケーションが成立するので意思決定には非常に効果的ではあるものの、証拠能力が極めて弱いのです。
これに対しては録音が効果的ではあるものの、毎回毎回録音するわけにはいかないため、あまり現実的ではないと考えたほうが妥当です。
また、上述でも触れましたように確実に相手に自身のメッセージを伝えることができますので、緊急性は低いものの、確実に伝えたいことがある場合にはメール、とにかく早く伝えたいときには電話が効果的であるといえます。
ダイレクトコミュニケーションが有効な理由
では、電話とメールがあれば仕事のコミュニケーションが成立するのかと言えばそうでもありません。
ダイレクトコミュニケーション、すなわち対面でのコミュニケーションをとることも重要です。
ダイレクトコミュニケーションが必要な理由は、ズバリ距離感です。
はっきり申し上げれば、メールや電話は自席にいながら複数の関係者とコミュニケーションが取れるため、非常に楽ですし、効率的です。
一方、仕事を進める上で大事なことは関係者、つまり営業職であれば、お客さんと仲良くなることです。
率直に言えば、ビジネスだけの関係だとなかなか上手くいきません。同じビジネスの関係であったとしても仲良くなることが成功の近道です。
仲良くなることで、わがままを聞いてくれたり、優先的に仕事を回してくれることになりますので、非常に仕事がやり易くなるのです。
ツールばかりに頼らずに時間を見つけてダイレクトコミュニケーションをとることも必要といえるのです。
コミュニケーション方法は状況によりを使い分けるのがコツ
仕事ができる人というのは、得てしてこのコミュニケーションツールの使い分けが上手です。
結局仕事のでき、不出来に関しては、人に上手に動いてもらえるのかということが鍵を握ります。
スピード感をもった対応、また、ハードなネゴシエーションが必要な状況において、メールだけでコミュニケーションを取るということをしません。
この場合、状況にもよりますが、スピード感のある対応をしたい場合、優秀なビジネスパーソンであれば最初に電話して、電話にでない場合にメール、補足したい場合には更に電話を掛けるというように電話とメールの優先順位を決めます。
また、ハードなネゴシエーションが必要な場合は、まず電話をし、電話のなかでアポイントを取って直接顔を付き合わせて話をする、もしくはスピード感が必要なケースは用件を電話で伝え、場合によっては顔を付き合わせて話をするなどの対応をとり、決定事項、合意事項に関してはメールで確認をとり、証拠を残します。
このように、仕事ができる人は、コミュニケーションツールの特性をしっかり理解し、最善のコミュニケーション方法はどうなのかを判断できたり、判断できない場合はここから周囲に相談するなどをしています。
メール、電話、ダイレクトコミュニケーションのいずれかに偏ったコミュニケーションというのは、言ってみれば失敗であると言っても過言ではありません。
偏ったコミュニケーションというのは仕事をうまくいかない要因となり、自分自身の価値を下げてしまう結果となってしまいます。どのタイミングでどのようなコミュニケーションを取っていくべきなのかを考えられるのが仕事ができる人になる１つの条件となりえるのです。
伝わればいいと思っている方は伝わっていない！伝達手段をしっかり吟味すべき
改めて、コミュニケーション手段というのはあまり意識していない、ちゃんと必要なことを連絡しておけばいいと思っている方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、メッセージは必要なタイミングで必要な温度感で、必要な内容がしっかり伝わって、初めてコミュニケーションが成立することになります。逆に言えばそれが伝わっていなければ伝わっていないというのと同義であると言えます。
そうならないようにするためには、メール、電話、ダイレクトコミュニケーションの特性をしっかり理解し、その時々に応じてコミュニケーション方法を変えていくことが大事です。
それらの特性をしっかり理解をして、かつ現状を正しく理解しておけばその時々に応じた正しいコミュニケーション方法を取ることができます。
コミュニケーションというと話し方や話の構成など、トークや文章そのものをブラッシュアップしなければならないと感じるかもしれませんが、それだけは不十分でコミュニケーション方法についても考えなければならないそのように理解していただけたらと思います。
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