「会社の総務担当」
みなさんも恐らく何か困ったことがあったら総務担当に連絡するでしょう。
今回は新卒で約4年間総務担当を行っていた私が総務の仕事内容について語ります。
総務の仕事内容
総務の仕事内容は主に下記の通りです。
- 従業員の入退職の管理、採用手続き
- 従業員の採用業務
- 社会保険、労働保険関係手続
- 事業所の車両の管理
- 契約関係の管理
- 事業所のデータの管理
- 年末調整事務
- タイムカード内容の入力
- お中元・お歳暮の手配
私は、上記の車両の管理と契約関係の管理以外の業務を行いました。
また、採用業務も私はあくまで補助的な役割で、求人票の作成や応募者の対応がほとんどでした。実際に人事異動を考えたり、面接を担当するのは、上司です。
ここで、私が行った総務の仕事を1つずつ紹介します。
筆者が行った仕事①従業員の入退職の管理、採用手続き
従業員を採用した場合、その従業員の履歴書や住民票、給与の振込口座等を預かり、必要であれば社会保険、雇用保険の加入の手続きを行います。
従業員が退職した場合は、その従業員からの退職願を預かり、社会保険、雇用保険等の手続きを行います。
正社員が退職する場合は、先に上司に連絡が入り、私に退職の連絡が入ります。
また、何月何日に入社し、生年月日はいつで社会保険、雇用保険の加入の有無、被扶養者の有無、住所、電話番号をまとめたExcelの表を作り、それぞれの従業員の管理を行っていました。
筆者が行った仕事②従業員の採用業務
選考、面接は上司が行い、私は求人票の作成や求人の応募者の対応を行っていました。
しかし、業界が特殊で、現場で作業を行うことから、現場の募集に応募が来ることはほとんどありませんでした。一般事務職を募集したら、応募が殺到したんですけどね・・・。
筆者が行った仕事③社会保険、労働保険関係手続き
社会保険、労働保険(雇用保険と労災保険)の手続きは、社員の入退職以外にも行わなければならない手続きがあります。
社会保険は、年に1回各従業員の社会保険料額の見直しということで、算定基礎という業務を行います。その年の4、5、6月の各従業員の総支給額を日本年金機構に提出し、9月分から社会保険料額が変更になります。他にも、大幅に給与に変更があった従業員がいる場合は、社会保険料額の随時改定ということで、給与額に変更があった旨を日本年金機構に提出します。そうすることにより、社会保険料額が変更になります。(社会保険料額は報酬に応じて変動します。)
雇用保険・労災保険は、まず、毎年7月ごろに高年齢者の雇用状況、障がい者の雇用状況の報告書をハローワークに提出します。また、労災事故があった場合は、労災事故の詳細とかかった医療機関、薬局名を聞いて必要な書類を作成します。
さらに、毎年7月に労働保険の年度更新を行います。労働保険の年度更新を行った後、次年度に会社が納めるべき労働保険料が算出されます。
筆者が行った仕事④事業所のデータの管理
具体的な内容まではお伝えできないのですが、事業所の1日の実績を専用のソフトに入力する作業を行います。
また、週に1回1週間の成績を出し、1か月に1回1か月の成績を出します。
こちらを上席者が確認し、事業所の状況を把握します。
筆者が行った仕事⑤年末調整事務
毎年11月に各事業所の方に年末調整書類を配布し、記入していただきます。
記入が終わり本社の方で回収したら、不備がないか、記入の誤りがないか確認します。
一通り終わったら、12月分の給与で所得税を過徴収していた人は返還するように、所得税を追加で支払ってもらわなければならない人は徴収するように、年末調整の結果を反映させます。
(給与計算のソフトで自動的に計算されます。)
また、年が明けると、各市町村に1年間の各従業員1人ひとりの給与額や社会保険料納付額、所得税の徴収額、扶養家族の有無、生命保険や地震保険の加入の有無を提出する作業を行います。こちらを行うことにより、次年度の住民税額が決定します。
筆者が行った仕事⑥タイムカード内容の入力
この業務は、現場で働く人が1日に何時間拘束されているのかを把握するために、ある上席者から依頼があって行っていました。
その上席者が作成したExcelのデータに、各従業員の出勤時間と退勤時間を入力し、上席者がグラフ化して、現場の状況を把握していました。
事業所長会議の際に、この事業所は～で、この事業所は～と話があり、改善できるところは改善してもらうよう、参考資料として使われていました。
筆者が行った仕事⑦お中元・お歳暮の手配
お中元、お歳暮のシーズンになると、お世話になっている取引先にお中元、お歳暮を手配します。
贈答する方のリストが決まったら、すぐに手配を行います。
また、事業所の近隣に住む住民を1件1件訪問し、お中元、お歳暮を手渡しで贈答もしていました。現場の作業はよく異臭が発生し、近隣に住む住民にまでそのにおいが流れて行ってしまうためです。そのため、「いつもご迷惑をおかけしています」という思いを込めて、贈答を行っています。
総務担当者として心得ておくべきこと
私が行った業務を一通り紹介したところで、総務担当者として心得ておくべきことを紹介します。
庶務的な業務や雑用もつきもの
総務的な業務は上記で述べた通りですが、他にも庶務的な業務や雑用もついて回ります。
私は本社の勤務だったため、役員にちょっとした雑用を依頼されたり、お客様がいらっしゃった場合はお茶を出したり、郵便物を開封して各担当者に振り分けたり、書留や現金書留の郵便を出しに郵便局に行ったり・・・また、消耗品の在庫がなくなったら発注をかけたり、買い出しに行ったりもしました。
それでも、基本的にパソコンに向かっている時間が多かったため、こういった庶務的な業務や雑用があって外に出たりすると、ちょっとした気分転換？にもなったりします。
総務担当は会社の窓口である
これは大切なことです。
総務担当は会社の窓口であるということを心得ておきましょう。
お客様は何か不明な点があると、総務部に連絡してきます。例えば、事業所のことについて不明な点があった場合も総務部に連絡が入ります。
また、事業所に何かしらの問い合わせの電話があると、「そちらは本社の総務部に電話してください」とよく回してきます。
結局のところ、全て総務部が応対することになります。
事業所の事業所長も、何か困ったことがあったらすぐに総務担当に連絡してきます。「パソコンが壊れた」「メールが使えなくなった」「○○について教えてほしい」・・・等。
また、私が1年目の時には、事業所のパートさんから直接「事業所に態度が悪い人がいて困っている」と連絡がきたことがありました・・・。(※その件は解決しました。)
総務担当はどのような質問が来ても答えられないといけないようにしなければなりません。
(込み入った内容の時は上司に相談しましょう。)
経理の仕事内容の記事にも書きましたが、本社の総務担当者は、会社のことを全て網羅しておかないといけないというところが大変なところです。
まとめ
今回は、総務の仕事についてまとめました。
今回の内容は私が勤めていた会社の話なので、業務内容は会社によってそれぞれ異なってくるかと思いますが、総務担当は会社の窓口のようなポジションであることにはどの会社にも言えることでしょう。
拙い文章でしたが、総務の仕事をしたい、総務部に異動になったという方は、こちらを参考にしていただけると幸いです。
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