ビジネスマンの基本はほうれんそう、すなわち報告、連絡、相談であるといわれます。
しかし、なぜほうれんそうが大事なのでしょうか。
また、ほうれんそうはどのように行えば良いのでしょうか。
本編では20代の若い方に向けて、ほうれんそうの基本的なことについてお話をしていきたいと思います。
なぜほうれんそうが大事なのか
まずは、なぜ、ほうれんそうが大事なのかについてお話をしていきたいと思います。
結論からいえば、仕事は自分だけで完結できないからです。
仕事を行ううえで、会社の方針に沿って顧客の要望に答えるためには、連絡、報告をし、質を担保しなければならないですし、どうしていいかわからない、どのような選択肢を取らないといけないか迷うときには相談して決定をすることが必要です。
つまり、ミスをしない、サービスをきっちり担保する、また相互協力の必要な仕事をする際には双方でコミュニケーションを取らないといけない、そのためほうれんそうが必要となるのです。
また、仮にミスをしてしまった場合はどのようにしてリカバリーを図るのかも大事です。
しかし、自身でできるリカバリーは限られてしまいます。そのため、ミスをしたことを早めに上司に認識してもらい、次の施策を講じ、はやめのリカバリーをかけることが必要になります。
なにより、上司はチーム全体の業務を管理するいわば監督みたいな立場です。その上司がすべての責任を追って業務を管理していますので、上司に状況を認識してもらうための現状報告、連絡というのは仕事をするうえで大事です。
以上を背景にほうれんそうが社会人にとって必要であると言えるのです。
ほうれんそうはどのように行うのか
理屈はわかるんだけど、どのようにほうれんそうをやればよいかわからないという方もいらっしゃるかと思います。
つぎに、ほうれんそうをどのようにすべきかその基本についてお話をいたします。
報告の基本
報告とは、事実や結果などを伝えることです。
業務においては、指示されたことについては、基本どうなったかを伝えないといけないですし、定例業務で何か業務運営において重要なことがあれば、早急な報告が必要になります。
注意すべき点として、よく報告で自分の主観、すなわち〜「〜と思います」という報告をする方がいますが、主観は原則要りません。
主観は聞かれたときだけ聞く、その点をこころがけましょう。
また、長期化する仕事についてはつぶさに報告するのが大事です。
とのも、上司が業務を管理しているため、現状と見通しについて報告し、そのまま進めていくのか、修正が必要なのかという点については確認していく必要があります。
もし、ミスやトラブルなどがあれば、早々に報告しましょう。悪い報告ほど早くすべきと言われるように、悪いことは事態収拾を悪化させる要因になります。早めに報告をして事態収拾を図りましょう。
連絡の基本
連絡とは、現状や今後の実施事項について上司や周囲に認知してもらうようにすることです。
連絡は、業務をスムーズに実施するうえで必要なことを伝える、すなわち気配りのようなものだと考えてください。
連絡事項には色々な内容が想定されますが、一例としては以下の通りです。
- 電車遅延による遅刻、体調不安等による早退
- 会議時間・場所の変更
- 有給取得
- 担当者不在時の来電連絡
このように、このような連絡をすることで、業務による影響やバックアップを上司や同僚ができるようになります。連絡はそういった上司や同僚が困らないように、またバックアップができるようにするものであるといえます。
そのため、連絡は事実を正確に、かつ迅速に、また確実にするということが重要であるといえます。
相談の基本
疑問点でが発生したり、自身では判断できない事象に対しては、上司や先輩に相談することが大事です。最適な方法が分かっていないのに独断で話を進めることでかなり大きなミスにもつながるケースも少なくはありません。
常に周囲に相談をするというのは、仕事における良好な人間関係も構築にもつながりますのでしっかりやっていきましょう。
では、相談をする際に重要なこととしては、真摯な気持ちでアドバイスを受けることを大前提として、 聞きたいことを端的にまとめたうえで相談をするということが大事です。ただし、どうしてもまとめきれないのであれば、思い切って見切り発車で相談をすることも大事です。
ビジネスはスピードが大事なので、上手にまとめられないのであれば、とにかくスピードを重要視しましょう。
また、相談を聞いてくれた方に対しては結果とお礼を忘れないということも大事です。
ほうれんそうをする上で心掛けていきたいこと
最後に、ほうれんそうをする上で心掛けたいことについてお話をいたします。
結論から話す
ビジネスはスピードが大事です。そのうえで、ほうれんそうに関わらず、最初に伝えることは「結論」です。一番伝えたい内容については最初に話し、そのあと経緯や補足を伝えるようにしましょう。
優先順位を大事にする
緊急性の高いものについては、とにかくはやく伝えることが大事です。
緊急で、また重要なものについては、とにかくスピードを大事にする、場合によっては強引にほうれんそうをする場合も重要となります。
5W1H
を活用する
ほうれんそうには漏れなく、ダブりのないということが重要です。そのためには5W1Hにあてはめて、必要なことが漏れていないか、また無駄なことを話していないかということをチェックしながら行いましょう。
- When ：時期・期限
- Why：理由・目的
- Where ：場所
- Who ：誰が・誰に
- What ：何が
- How ：方法・手段
事実をしっかり伝える
ほうれんそうをしっかり行う上で、確実に事実を伝えましょう。
事実と、自身の所感がごっちゃになっていると聞き手側は混乱しますし、正確な指示やアドバイスができなくなります。
可能な限り事実のみを伝える、自身の所感を言いたいときは最後に、自身の意見である旨を伝えたうえで述べるという手順を踏みましょう。
口頭で伝えるかメールで伝えるかを考える
基本的にほうれんそうはスピード感を大事にしますので口頭で行うのが大前提です。
しかし、数値や、こまごまとした内容については、口頭で概要を伝え、その後メール等の文面で報告するという手順を踏むケースもあります。
スピードと正確さという点もほうれんそうには重要であると言えるのです。
ほうれんそうはビジネスで欠かせない技術！しっかり身に着けよう
「報告」「連絡」「相談」はビジネス上で欠かせないコミュニケーションです。
ほうれんそうをしっかりしておけば、上司も安心して仕事を任せることができますし、同僚も仕事ができる人だと評価します。何より、自分の仕事がより正確にになりますし、ほうれんそうをしっかりしておけば、仮にミスがあったとしても、上司に報告し、上司の責任下でやった業務になれば自身が必要以上に責任を負わなくてもよくなります。
また、ほうれんそうは簡潔に、また正確に行うということが非常に重要になりますので、そのことをしっかり認識したうえで仕事を進めましょう。とはいっても簡単に上手なほうれんそうができないことも多いでしょう。それでも上記のような意識を持つということはよりしっかりとしたほうれんそうが可能となります。
しっかり意識し、少しずつほうれんそうのぎじゅつをブラッシュアップしていきましょう。
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