人事、経理、法務といった管理系職種というのは、どのような会社にも存在する職種として認識をされています。
この中で最も応募が多くなる傾向にあるのは、実は総務職です。では、なぜ総務職の応募が多くなるのでしょうか。
本編では総務職はどのような職種なのか、またなぜ人気になるのか、他の管理系職種どどう違うのかについてお話について説明をいたしたいと思います。
総務職とはどんな職種？
まずは総務職はどんな職種なのか確認も含め説明を致します。
総務職とは、名前の通り社内に関する色々なことをする仕事です。
社内備品発注、オフィスの什器管理、オフィス移転の際の業者選定から社内規定の作成・改定、株主総会の運営から社内イベントの企画・運営といった様々な仕事をこなしていただくことになります。
営業職や専門職の方々が気持ちよく仕事をするための縁の下の力持ち仕事と言い換えてもいいかもしれません。
また、総務職は大企業だ専任で業務を行うことになりますが、会社の規模が小さくなるに連れて、人事部や法務部、広報部などの業務を兼任していくことになります。
場合によっては一般事務や秘書職などが行う来客や電話の応対、会議室の手配といった、各種庶務業務も総務部の仕事になります。
なぜ総務職の求人が人気があるのか
では、なぜ総務職の求人が人気になるのかということですが、その背景としては以下の通りです。
- 専門性が低く与しやすい
- ワークライフバランスが保たれやすい
- 色々な経験を生かしやすい
では、以下でそれぞれ補足を加えていきます。
専門性が低く与しやすい
上述のとおり、総務のお仕事の場合、労務や法務などを兼任していれは多少の専門性が必要になるものの、そのような会社は社会保険労務士事務所などの外部委託先に専門的な業務を依頼することになるのであまり深くは求められません。
むしろ広く浅くあらゆる業務処理をする能力が求められます。
実際総務職の求人票を見ると、大抵記載されているのは「総務経験〜年」といったざっくりした記載しかありません。
総務職の必須経験は簿記やTOEICのスコアでは総務に必要なスキルは計れません。加えて規模の大きくない会社であれば管理系職種と総務経験はほぼイコールとなります。
そのため、多くの方がエントリーしやすくなっています。
ワークライフバランスが保たれやすい
総務の業務はオフィス移転、地震などの緊急対応がない限りは基本的には通常業務の積み重ねが総務のお仕事となります。
そのため、多少の繁忙期はあれども基本的には想定内の残業時間で収まります。
一部の会社では総務職に何でも任せてしまうケースがあります。そういった例外はありますが基本的にはワークライフバランスの保てる仕事と言えるのです。
色々な経験を生かしやすい
総務の仕事は色々な仕事の集合体であると言えます。
例えば規定の策定・改訂は法務の仕事に繋がりますし、あらゆる業者との交渉は営業の仕事につながります。
このように総務の仕事はあらゆる仕事経験が生きますので、あらゆる方にチャレンジしやすくなっているのです。
総務の選考で何を審査されるのか
では、総務職の選考において、何を選考基準にしているなというと以下の通りです。
- コミュニケーション力
- 広く浅く業務を処理する力
- 論理的思考力
では、それぞれもう少し詳細に説明を致します。
コミュニケーション力
総務のお仕事は色々な部署の方とコミュニケーションをとらないといけない仕事です。社内でのコミュニケーションを取るにあたって、総務は嫌なことを言わなければならないこともあります。
だからこそ、丁寧でしっかりコミュニケーションをとり相手に嫌な気持ちを与えずに、でも伝えるべきは伝えるということができる人であるかというのは見られています。
また、業者選定の際、交渉の際には対外的なコミュニケーションも必要になります。コミュニケーション力が高ければ、良い条件を引き出すことができます。
何よりも面接の印象を良くすることができるのはコミュニケーションです。コミュニケーション力が高い方は選考で有利になるのです。
広く浅く業務を処理する力
総務職の大きなポイントは狭く深くではなく、広く浅く色々な業務をこなすことができるというのがとても有利に働くのが特徴です。
何故ならば誰の管轄かわからない業務は総務のテリトリーですし、小さな会社では総務担当が人事や法務の業務をこなすことになるので、あらゆる仕事をし、経験値の高い方を採用する傾向にあります。
ちなみに総務職の採用に関しては大企業より中小企業のほうが圧倒的に多いです。それは、大企業の総務職は専門担当制となるケースが多いので経験が少なかったとしても多少の慣れで業務が成立します。
そのため、外部から採用する必要もなく社内人材で賄うことができます。
そのような観点から業務範囲の広さが総務職に求められるとお考えください。
論理的思考力
総務職の仕事は業務範囲が広くなる傾向になるのは上述の通りですが、時に対応したことのない業務をやらなければならないこともあります。
その時に必要な能力は論理的な考え方です。論理的に物事を処理することで、難しい問題も処理することができます。
論理的に考える力があれば、あらゆる困難もしっかり処理できる力があると見なされ、採用されるケースが多いと言えます。
未経験から総務職を目指すには
未経験で総務職を目指すためにはどうすればよいのかについてもお伝えします。
具体的な方法としては以下の通りです。
- 20代の未経験案件はしっかりエントリーする
- 派遣労働という選択肢も検討する
- 総務として働ける能力と動機を言えるようにする
未経験で総務を目指すには、20代の未経験歓迎求人にエントリーしていくというのが最も近道です。ただし、求人数は決して多くはないので見つけたらはやめにエントリーしていくというのが重要です。
どうしても早めに総務職の仕事をしたいのならば、派遣社員というのも一つの方法ではありますが、一度派遣社員になれば正社員になるのが難しくなるのでその点は注意しましょう。
そして、一番大事なのは志望理由と総務職で働くことで活躍できるという証明をすることです。
大抵の未経験総務志望の方の場合は営業の仕事が嫌だとか取って付けた理由をつけます。しかし、それだとあまり評価はされません。
総務職の特性を考えると、様々な課題を効率よく完了させていくことに秀でていることをどうにかして証明し、自身の特性が生きるから志望したということを表現し、他の転職希望者との差別化を図っていくことが必要となります。
ちなみに、本当に総務をやりたいなら、総務人事という案件より、総務とだけ記載された案件のほうが良いです。
なぜなら、人事をやりたいと考える転職希望者は増えるため、書類選考を勝ち上がるのが難しくなります。やはり、人事は20代で憧れる方が多く、人事要素の少ない案件のほうが選考を進めやすくなるのです。
まとめ
総務職は印象としては管理系職種の中でも地味な職種ではありますが、非常に業務の裾野が広いため、30代、40代を中心に人気のある求人です。
総務職の業務は広く浅く業務対応が求められるという性質から、経験者の方はどれだけはば広い経験をしたのかということを問われるということを意識し、職務経歴書を作成したり、面接に臨みましょう。
未経験からチャレンジする20代の方であれば、動機と適性をアピールしていきましょう。
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