今や2020年に実施される東京オリンピックの話題も非常に多く、マラソン・競歩の会場変更、代表決定戦などオリンピックのニュースは連日テレビをにぎわせています。しかし、オリンピックを東京で行うことにより、都内は国内外の観光客でごった返すことが想定されます。
しかし、そうなると東京で働くビジネスパーソンにとっては、電車が時間通り動かない、昼食を食べる場所がない、タクシーが捕まらないなど多くの不都合が想定されます。そのため、ビジネスにおいては多くの混乱が発生することも視野に入れなければなりませんが、その状況に対応して、オフィスから離れた場所で働くテレワークを実務で本格導入しようとしている会社も出てきています。
本編では、その取り組みについて、またテレワークを実務で本格稼働させるにあたりどのようなことが必要あるのかなどについてお話をしていきたいと思います。
事前準備が非常に重要
まず、テレワークを本格稼働させるためには１にも2にも事前準備が重要です。
なぜなら、基本的には会社のオフィスで働くことを前提に仕事が成立しています。そのため、どの職種においてもテレワークを行うことで、仕事に障害が発生する可能性だって十分に想定されます。ましてや、オリンピック期間にテレワークを実施すると仮定をして見てみれば、2週間程度の長期間に連続でテレワークをするということになり、その間仕事をしている間誰にも会わないで仕事をするというのはなかなかハードなことだと言えます。
以上のことから、いきなりやりますではなく、入念な企画・準備が必要であると言えます。
では、どのような準備をするのかというと、以下の通りです。
マニュアル作成
基本的に仕事を進めるにあたって、１つ１つ電話やメールで確認を取っていては仕事が進みません。
そのため、基本的な業務内容に関しては確認できるように、マニュアルを作成し、仕事を進めるにあたって勤務ルールや注意事項、機器の取り扱い方法など分からないことが発生したら確認ができるようにする必要があります。
場合によっては、非常にマニュアルのボリュームが増える可能性もありますので、直前ではなく、実施するかなり前からテレワークの準備が必要であるということになります・
事前トライアルを実施する
理論上でうまくいくような形にしたとしても、いざ実践をしてみたらなかなかうまくいかない、齟齬が出てしまうというケースも珍しいことではありません。なかには想定しないような事故もありますので、一度期間を決めて、トライアルを行うというのも実践をする上で大事です。
また、齟齬が出ることというのが実は大事で、本番で実践に穴が発生しまうことが一番困ります。
そのため、少しの齟齬でも見逃さず、しっかり問題点を洗い出すことこそ重要になるのです。
レンタルオフィス、地方拠点の利用も検討もする
会社のオフィスから離れて仕事をするのに、何も自宅である必要はありません。コストはかかりますが、レンタルオフィスだと、ある程度インフラも整っていますし、集団を集めることもできますのでレンタルオフィスを利用するというのも1つの手だといえます。
社員の住んでいる場所などから最適解を見つけ出す、もしくは複数のオフィスを利用するなどして業務継続を行うことも検討する必要があると言えます。
また、地方に拠点がある会社であれば、会社から地方拠点での出張を許可してもらうというのもありです。地方の同僚と交流をすることができれば、さらに仕事が進めやすくなるというのも地方出張を認め、遠隔で仕事をするというのも良いでしょう。
主体的に取り組んでもらう
テレワークを実施するうえで、最も大事なのが主体的に業務に取り組むことです。いくらテレワークの環境を準備したとしても、オフィスで就労するより色々面倒なことがあることは事実です。
それに対して、面倒だととらえたり、不安ばかり感じて主体的にテレワークに取り組まないような状況が発生したら仕事が成立しないくなってしまいます。
実は事前準備を徹底しましょうということは、十分な準備をすること、またトライアルを実施するなどして、正式に実施をする前に社員を巻き込むことで、またテレワークを実施するメリットを共有してそのうえで全員で協力を促すことも実はテレワークを定着させるうえで非常に重要なのです。
テレワークを実施するメリット
では、ここまで負荷を増やしてテレワークを実施することで、どのようなメリットが生まれたのか、テレワークの準備をした会社の成果についてもお伝えしていきます。
具体的には以下の通りです。
最小限のコストで実施できることが分かった
テレワークを実施すると、案外コストがかからないというケースも非常に多かったとのことです。確かにシェアオフィスや必要な情報機器のレンタル料は必要でしたが、かわりに残業代の支払いが減り、かつ水道光熱費が削減されることになるため10～30万程度のオーバーコストで収まったようです。
もちろんやり方にもよりますが、大きなコスト増にはつながらないということになります。
緊急時のノウハウができた
東日本大震災の時にBCP、すなわち企業継続計画が非常に注目されましたが、仮に同様の自身、災害、大規模なネットワーク障害が発生した場合にも業務継続を行うことが可能となります。
つまり、テレワークの定着ができれば、緊急時の業務対応もできるということにつながり、会社としては新たな業務のノウハウの習得ということにもなるのです。
有効に時間を使うことができる
テレワークをうまく運用させることができれば、通勤時間の短縮ができたり、他の社員に関わらず集中して仕事が可能になる時間が多く増える
というメリットもあるため業務の生産性が上がります。
そのことを実感できたという声も、テレワークのトライアルを行った方の感想も多くあり、のもテレワークを導入するうえでメリットになると言えます。
テレワークは非常に利便性の高い働き方！しっかり準備して導入を検討していただきたい
冒頭でお話したように、オリンピック期間はあちこちの会場でオリンピックが実施されること、また国内外での旅行者が一気に増大することから国内の交通がマヒする可能性があり、テレワークはその対策になる非常に有効な方法です。
また、それだけではなく、普段の仕事を非常に効率よく進められる可能性も備えておりますし、短期間で実施するのであれば、またやり方次第ではコストも大きくかからない、場合によれば大きくコストも下げられるという点で経営、また従業員双方において非常に利便性の高い働き方であるということが言えます。
しかし、業種にもよりますが、普段インフラが整ったオフィスを離れて業務を実行できるように、また全社員が意思統一をして業務に取り組むというのは簡単なことではありません。
そのためには入念な事前準備の下、社員を巻き込んで準備をしていくことが必要になります。
東京オリンピックは日本経済を豊かにしてくれる可能性のある一大イベントです。このイベントを成功させるためにも、またこれを機に効率的な働き方を手に入れるためにもテレワークの導入をする会社も増えてくるでしょう。
労働者においてはこのテレワークという新しい働き方に対応をできるよう、導入が検討された場合にはしっかり主体的に対応をしていけるよう心掛けていきましょう。
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